Reuniones de ‘alto turmequé’

EL CONGRESO Nacional de Infraes­tructura, que tiene lugar una vez al año en Cartagena, ha sido descrito como el even­to corporativo más grande del país. Tal vez sea por el número de asistentes: 3.000 empresarios en la siguiente edición, que tendrá lugar los días 20, 21 y 22 de no­viembre. O quizás por la relevancia de al­gunos de sus speakers, pues, como es co­mún, el presidente de la República se hará presente, así como varios ministros y los más relevantes jugadores del sector privado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

“Yo no tengo estómago”, bromea Pamela Barberi, la mujer que –desde hace 13 años– lidera la organización de este congreso para la Cámara Colombiana de Infraestructura. Se refiere a la tensión ex­perimentada durante este y otros retos de la compañía que encabeza, Doble P, una consultora integral para la organización y comercialización de foros, eventos y con­venciones. Dice que, debido al tamaño de este encuentro, hace algunos años de­bió pasarlo del Hotel Hilton de Cartagena –donde aún prefiere que se hospeden los invitados– al Centro de Convenciones de esa ciudad. “Yo trabajo 24 horas, sie­te días a la semana, si es necesario”, ase­gura. “Gran parte de mi éxito en el sector es que mi teléfono es de mis clientes. Mi momento preferido, de hecho, es cuando veo en ellos la cara de satisfacción al ter­minar el evento”.

 

 

Se trata de un timeline de producción que, en teoría, suena sencillo. La realiza­ción de un evento corporativo –por pe­queño o grande que sea– pasa por cuatro momentos claves. “El primero correspon­de a identificar una necesidad, un sueño, una idea, un proyecto, para luego hacer un primer boceto de cómo hacer reali­dad todo lo intangible”, explica Carmenza Porras, otra de las grandes jugadoras de este universo que, hoy por hoy, constituye un importante renglón en la economía nacional: 22,8% de los ingresos del sec­tor turístico en 2018 provienen de la in­dustria de las convenciones y reuniones. Carmenza –con su empresa Salamandras KPO– ha desarrollado, entre otras cosas, las Macrorruedas de Negocios de lo que hoy es Procolombia, congresos de ANALDEX y de Naturgas e, incluso, la inmen­sa Cumbre Ministerial y Foro Empresarial de las Américas.

 

 

Después del mencionado esbozo, ex­ plica Porras, vienen los siguientes tres momentos que se denominan –en el argot de este campo profesional– preevento, evento y posevento. Durante el ‘pre’ se di­seña el detalle del plan, tanto en números como en tiempos, gastos y capital huma­no. Es allí cuando se enfoca el conteni­do del encuentro, se planea su agenda, se prevé el público objetivo y se identifican los conferencistas o panelistas deseados. Asimismo, se determinan componen­tes logísticos –como el auditorio adecua­do– y se tachan del check list los conceptos “tiquetes aéreos”, “hoteles”, “seguridad”, “transporte terrestre” y “catering”, entre otros. Además, se desarrolla un look para el evento, con lo cual luego se diseña la de­coración y la experiencia ofrecida en el au­ditorio, así como todas las piezas comuni­cativas, sean digitales o impresas, para la etapa de promoción o para el evento en sí mismo. Al ‘pre’ también corresponde el de­sarrollo de una estrategia de comunicacio­nes y mercadeo, que no solamente se di­seña sino que se pone en práctica, a veces con meses de anticipación. Y, naturalmen­te, se realiza un detallado cronograma de trabajo, en conjunto con un presupuesto y un plan financiero que depende de cuán­ta plata se tenga proyectado gastar y cuánta se desee ganar. Algunos organiza­dores ofrecen el servicio de comercializa­ción, en la que una fórmula común –mas no la única– es la de obtener recursos y utilidades mediante patrocinios de marcas para las cuales es estratégico posicionarse en el evento; finalmente, en él se reunirán, bajo un solo techo, los actores relevantes del campo de interés.