16 de noviembre del 2019
Fotografía | Archivo Particular
17 de Octubre de 2019
Por:
Redacción Credencial

 

Según la International Congress and Convention Association, Colombia ocupa la posición 29 entre 165 países que realizan reuniones de talla internacional. Pero se sabe poco acerca de quién logra que el negocio funcione. Dos experimentadas profesionales explican el abc de su complejo –y estresante– oficio.

Reuniones de ‘alto turmequé’

EL CONGRESO Nacional de Infraes­tructura, que tiene lugar una vez al año en Cartagena, ha sido descrito como el even­to corporativo más grande del país. Tal vez sea por el número de asistentes: 3.000 empresarios en la siguiente edición, que tendrá lugar los días 20, 21 y 22 de no­viembre. O quizás por la relevancia de al­gunos de sus speakers, pues, como es co­mún, el presidente de la República se hará presente, así como varios ministros y los más relevantes jugadores del sector privado.
 
 
 
O de pronto es así, sencillamen­te, por la trascendencia que tiene el sector de la infraestructura para la nación: en el segundo trimestre de este año, la econo­mía colombiana creció 3%, y si bien no se trata de un incremento para ‘echar vola­dores’, el sector que más aportó para que este se diera (13,9% de él) fue, justamente, el PIB de las obras civiles. Así lo expresó el exministro y hoy presidente de la Cámara Colombiana de Infraestructura, Juan Martín Caicedo, en una columna recien­te en la que también escribió: “Solo con el programa de vías 4G se han generado más de 60.000 trabajos, lo cual se constituye en un aliciente de desarrollo para las re­giones donde las concesiones se recono­cen como una fuente de empleo estable, digno y formal”.
 
 
En fin, el evento tiene que salir a la perfección. Cada uno de los invitados debe llegar a tiempo a La Heroica –desde el lugar del mundo que sea– y encontrar una habitación cómoda en un hotel que esté ubicado de manera estratégica. Debe ser milimétrica la sincronía en el trans­porte hacia los auditorios y demás lugares donde se cumpla la agenda, así como cada detalle de alimentación, seguridad y pro­tocolo. Tiene que haber un registro mi­nucioso de quién, cuándo y dónde está. Y, sobre todo, los asistentes –ojalá suficien­tes para que el encuentro se costee, pero sobre todo para que repercuta en el andar de la infraestructura nacional– se devuel­van a sus ciudades de origen satisfechos, sin queja alguna en el campo logístico y más bien con ideas, contactos y una serie de experiencias positivas para recordar. ¿Quién y cómo logra todo eso, sin que se note el esfuerzo?
 
 
 
 
“Yo no tengo estómago”, bromea Pamela Barberi, la mujer que –desde hace 13 años– lidera la organización de este congreso para la Cámara Colombiana de Infraestructura. Se refiere a la tensión ex­perimentada durante este y otros retos de la compañía que encabeza, Doble P, una consultora integral para la organización y comercialización de foros, eventos y con­venciones. Dice que, debido al tamaño de este encuentro, hace algunos años de­bió pasarlo del Hotel Hilton de Cartagena –donde aún prefiere que se hospeden los invitados– al Centro de Convenciones de esa ciudad. “Yo trabajo 24 horas, sie­te días a la semana, si es necesario”, ase­gura. “Gran parte de mi éxito en el sector es que mi teléfono es de mis clientes. Mi momento preferido, de hecho, es cuando veo en ellos la cara de satisfacción al ter­minar el evento”.
 
 
  • EL PASO A PASO
Se trata de un timeline de producción que, en teoría, suena sencillo. La realiza­ción de un evento corporativo –por pe­queño o grande que sea– pasa por cuatro momentos claves. “El primero correspon­de a identificar una necesidad, un sueño, una idea, un proyecto, para luego hacer un primer boceto de cómo hacer reali­dad todo lo intangible”, explica Carmenza Porras, otra de las grandes jugadoras de este universo que, hoy por hoy, constituye un importante renglón en la economía nacional: 22,8% de los ingresos del sec­tor turístico en 2018 provienen de la in­dustria de las convenciones y reuniones. Carmenza –con su empresa Salamandras KPO– ha desarrollado, entre otras cosas, las Macrorruedas de Negocios de lo que hoy es Procolombia, congresos de ANALDEX y de Naturgas e, incluso, la inmen­sa Cumbre Ministerial y Foro Empresarial de las Américas.
 
 
Después del mencionado esbozo, ex­ plica Porras, vienen los siguientes tres momentos que se denominan –en el argot de este campo profesional– preevento, evento y posevento. Durante el ‘pre’ se di­seña el detalle del plan, tanto en números como en tiempos, gastos y capital huma­no. Es allí cuando se enfoca el conteni­do del encuentro, se planea su agenda, se prevé el público objetivo y se identifican los conferencistas o panelistas deseados. Asimismo, se determinan componen­tes logísticos –como el auditorio adecua­do– y se tachan del check list los conceptos “tiquetes aéreos”, “hoteles”, “seguridad”, “transporte terrestre” y “catering”, entre otros. Además, se desarrolla un look para el evento, con lo cual luego se diseña la de­coración y la experiencia ofrecida en el au­ditorio, así como todas las piezas comuni­cativas, sean digitales o impresas, para la etapa de promoción o para el evento en sí mismo. Al ‘pre’ también corresponde el de­sarrollo de una estrategia de comunicacio­nes y mercadeo, que no solamente se di­seña sino que se pone en práctica, a veces con meses de anticipación. Y, naturalmen­te, se realiza un detallado cronograma de trabajo, en conjunto con un presupuesto y un plan financiero que depende de cuán­ta plata se tenga proyectado gastar y cuánta se desee ganar. Algunos organiza­dores ofrecen el servicio de comercializa­ción, en la que una fórmula común –mas no la única– es la de obtener recursos y utilidades mediante patrocinios de marcas para las cuales es estratégico posicionarse en el evento; finalmente, en él se reunirán, bajo un solo techo, los actores relevantes del campo de interés.
 
 
“Los de mayor tensión son los días previos al evento, o lo que se conoce como ‘la última milla’”, sostiene Carmenza, cuyo calmo carácter contrasta con la magni­tud y la premura de sus responsabilida­des. El día en que este comienza –descrito por Pamela Barberi como el más estre­sante de todos– llega, idealmente, una vez todo lo anterior esté resuelto: si no, habrá problemas. “Por eso es clave el don de ser articulador y director de orquesta, siem­pre acompañado de criterio, creativi­dad, empatía y tranquilidad, capacidades claves en este negocio”, sostiene Porras, quien luego hace hincapié en que el mo­mento posterior a cualquier reunión es entonces cuando se fideliza tanto a la or­ganización cliente como a todos aquellos que asistieron. “Se acaba el evento y es como si me botaran de la torre Colpatria al primer piso”, dice Pamela, en referen­cia a la liberación de la tensión previa.
 
 
Carmenza acude también a un símil para describir la razón de ser de su campo laboral: “Un evento es una puesta en esce­na, una empresa con vida propia. Se tra­ta de un momento cumbre de interacción que, aunque no sucede como magia, ac­tiva la magia y el poder de la palabra en­cuentro, algo muy necesario en esta épo­ca de conexión virtual que facilita pero no reemplaza”, concluye.
 
 
  • ¿DÓNDE?
“El mejor sitio para hacer un evento es aquel que te ofrece facilidades para el asistente. Por eso, tener un hotel sede donde el evento ocurra o que esté cercano al lugar de la agenda es muy útil”, explica Barberi, y resalta que es un plus deseable que ese auditorio, hotel o centro de con­venciones cuente, de necesitarse, con es­pacios para realizar agendas académicas o muestras comerciales. “El 90% de mis eventos son en Cartagena, porque tiene una magia maravillosa y porque uno allí logra concentrar a la gente en un área de la ciudad relativamente pequeña”.
 
Carmenza rescata las cualidades de Bogotá, con su Centro de Convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada y su Centro de Convenciones Ágora Bogotá, su Hotel JW Marriott, entre otras joyas apropiadas para su campo. En la capital también se encuentra el Centro de Convenciones G12, con una capacidad para 8.000 personas en su auditorio. Asimismo, Porras desta­ca a Bucaramanga como un creciente des­tino de turismo corporativo, así como a Cali, Barranquilla y Medellín –esta últi­ma, dice, le sigue poco a poco los pasos a Cartagena en este rubro–. Pero ella su­ cumbe también, y primordialmente, al encanto de la capital de Bolívar. “La in­ fraestructura allí es de primera y se ha po­sicionado como sede de eventos inter­nacionales. Hoteles como el Hilton y el Caribe son pioneros para destacar”. ◆
 
 
 
*Publicado en la edición impresa de octubre de 2019.